Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Ridgewood Tax (« nous » ou « notre ») est un service de préparation d'impôts exploité sous Excinis Bookkeeping, un cabinet de préparation fiscale agréé au Québec. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 du Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d'assurer la conformité aux lois sur la vie privée et de traiter toutes les demandes relatives à la confidentialité :

Responsable : Giovanni Qualizza, Excinis Bookkeeping
Courriel : Giovanni.Qualizza@excinis.ca
Adresse : 119 rue Gerard-Guindon, Kirkland, Québec H9J 4C9

3. Renseignements que nous collectons

Nous collectons les renseignements personnels nécessaires pour préparer et produire votre déclaration de revenus. Cela comprend :

3.1 Renseignements d'identité

• Nom légal complet
• Date de naissance
• Numéro d'assurance sociale (NAS)
• Adresse postale
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• État civil

3.2 Renseignements financiers

• Revenus d'emploi (feuillets T4, RL-1)
• Revenus de placement (feuillets T5, T3, RL-3)
• Revenus et dépenses de travail autonome
• Revenus et dépenses de location
• Reçus de déductions (REER, frais médicaux, dons de charité)
• Informations bancaires pour dépôt direct (optionnel)

3.3 Renseignements techniques

• Adresse IP et type de navigateur (à des fins de sécurité)
• Horodatages de soumission de formulaires

4. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• Préparation fiscale : Pour préparer vos déclarations de revenus fédérale (T1) et provinciale du Québec (TP1)
• Production : Pour produire électroniquement vos déclarations auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec
• Communication : Pour vous contacter concernant votre déclaration, demander des documents manquants ou fournir des mises à jour
• Traitement des paiements : Pour traiter votre paiement via notre fournisseur de paiement sécurisé (Stripe)
• Conformité légale : Pour respecter nos obligations en vertu des lois fiscales et sur la vie privée

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de marketing, et nous ne vendons, louons ou échangeons pas vos renseignements personnels à des tiers.

5. Résidence et traitement des données

Plus précisément :

• Soumissions de formulaires : Collectées via MakeForms utilisant des centres de données au Québec
• Traitement des documents : Effectué localement sur des systèmes sécurisés au Québec
• Stockage de base de données : Hébergé à Montréal, Canada (région Supabase ca-central-1)
• Stockage de fichiers : Google Workspace avec résidence des données au Canada
• Traitement des paiements : Stripe (conforme PCI-DSS, données traitées au Canada lorsque possible)

6. Qui a accès à vos renseignements

L'accès à vos renseignements personnels est strictement limité à :

• Giovanni (Excinis Bookkeeping) : Préparateur d'impôts agréé qui prépare et produit votre déclaration
• Équipe des opérations de Ridgewood Tax : Pour la communication et le soutien aux clients
• ARC et Revenu Québec : Lors de la production de votre déclaration (avec votre autorisation via T1013)

Nous ne partageons pas vos renseignements avec d'autres tiers, sauf si la loi l'exige.

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement : Toutes les données sont chiffrées en transit (TLS/SSL) et au repos
• Contrôles d'accès : Des contrôles d'accès stricts limitent qui peut consulter vos informations
• Stockage sécurisé : Documents stockés sur des systèmes chiffrés avec protection FileVault
• Conformité SOC 2 : Notre fournisseur de formulaires (MakeForms) maintient la certification SOC 2 Type II
• Audits réguliers : Nous révisons régulièrement nos pratiques de sécurité

8. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels pendant sept (7) ans à partir de la date de production, comme l'exige l'Agence du revenu du Canada pour les dossiers fiscaux. Après cette période, vos informations sont supprimées de manière sécurisée.

Vous pouvez demander une suppression anticipée de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

9. Vos droits en vertu de la Loi 25

La Loi 25 du Québec vous accorde les droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie de tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction d'informations inexactes
• Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements (sous réserve des exigences légales de conservation)
• Droit de retirer le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (note : cela peut nous empêcher de compléter votre déclaration)
• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander vos renseignements dans un format couramment utilisé

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@ridgewood.tax. Nous répondrons dans les 30 jours.

10. Consentement

En utilisant nos services et en soumettant vos renseignements via nos formulaires, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels tels que décrits dans cette politique de confidentialité.

Pour les renseignements sensibles tels que votre numéro d'assurance sociale, nous obtenons votre consentement explicite avant la collecte.

11. Notification en cas d'atteinte aux données

En cas d'atteinte aux données présentant un risque de préjudice sérieux, nous :

• Aviserons les personnes touchées dès que possible
• Signalerons l'incident à la Commission d'accès à l'information du Québec
• Prendrons des mesures immédiates pour contenir et remédier à l'atteinte
• Documenterons l'incident et notre réponse

12. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement important en publiant la politique mise à jour sur notre site Web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement.

13. Nous contacter

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de vie privée, veuillez nous contacter :

Courriel : info@ridgewood.tax
Site Web : ridgewood.tax