Politique de confidentialité

1. Introduction et portée

Ridgewood Tax Services (« nous », « notre » ou « nos ») est un service de préparation d'impôts exploité au Québec. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels conformément à la Loi 25 du Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale.

Cette politique s'applique à toutes les informations collectées via notre site Web (ridgewood.tax), nos formulaires en ligne (forms.ridgewood.tax), et tous les services connexes.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d'assurer la conformité aux lois sur la vie privée et de traiter toutes les demandes relatives à la confidentialité :

Pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable à l'adresse courriel ci-dessus. Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

3. Renseignements que nous collectons

Nous collectons les renseignements personnels nécessaires pour préparer et produire votre déclaration de revenus. Cela comprend :

3.1 Renseignements d'identité

• Nom légal complet
• Date de naissance
• Numéro d'assurance sociale (NAS)
• Adresse postale
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• État civil

3.2 Documents financiers

• Revenus d'emploi (feuillets T4, RL-1)
• Revenus de placement (feuillets T5, T3, RL-3)
• Frais de scolarité (T2202, RL-8)
• Revenus et dépenses de travail autonome
• Revenus et dépenses de location
• Reçus de déductions (REER, frais médicaux, dons de charité)
• Informations bancaires pour dépôt direct (optionnel)

3.3 Renseignements de paiement

• Informations de carte de crédit (traitées de façon sécurisée par Stripe)

3.4 Documents téléversés

• Documents fiscaux soumis via forms.ridgewood.tax
• Données de signature électronique via notre portail de signature sécurisé

3.5 Renseignements techniques

• Adresse IP et type de navigateur (à des fins de sécurité)
• Horodatages de soumission de formulaires

4. Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :

• Préparation fiscale : Pour préparer vos déclarations de revenus fédérale (T1) et provinciale du Québec (TP1)
• Extraction de documents : Traitement local par intelligence artificielle pour extraire les informations de vos documents fiscaux
• Production électronique : Pour produire électroniquement vos déclarations auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec via le système EFILE
• Communication : Pour vous contacter concernant votre déclaration, demander des documents manquants ou fournir des mises à jour
• Traitement des paiements : Pour traiter votre paiement via notre fournisseur de paiement sécurisé (Stripe)
• Signature électronique : Pour obtenir votre autorisation via notre portail de signature sécurisé avant la production
• Conformité légale : Pour respecter nos obligations en vertu des lois fiscales et sur la vie privée

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de marketing, et nous ne vendons, louons ou échangeons pas vos renseignements personnels à des tiers.

5. Résidence des données et sécurité (Conformité Loi 25)

5.1 Traitement local par IA

Notre système d'extraction de documents utilise un modèle d'intelligence artificielle hébergé localement (Ollama llama3.2-vision:11b). Cela signifie que :

• Vos documents fiscaux ne quittent jamais nos serveurs canadiens
• Aucune donnée n'est envoyée à des fournisseurs d'IA externes (OpenAI, Google, etc.)
• Tout le traitement est effectué sur notre infrastructure au Québec

5.2 Automatisation des flux de travail

Nos processus automatisés sont gérés via n8n, une plateforme auto-hébergée sur notre infrastructure canadienne.

5.3 Stockage des données

• Base de données : Hébergée à Montréal, Canada (Supabase région ca-central-1)
• Hébergement du site Web : Cloudflare avec résidence des données au Canada
• Chiffrement : Toutes les données sont chiffrées en transit (TLS/SSL) et au repos

5.4 Mesures de sécurité

• Chiffrement de bout en bout pour toutes les communications
• Contrôles d'accès stricts limitant qui peut consulter vos informations
• Documents stockés sur des systèmes chiffrés
• Audits réguliers de nos pratiques de sécurité

6. Fournisseurs de services tiers

Nous utilisons les fournisseurs de services tiers suivants, tous sélectionnés pour leur conformité aux normes de sécurité les plus élevées :

• Stripe : Traitement des paiements (conforme PCI-DSS). Stripe ne nous transmet jamais vos informations de carte complètes.
• Cloudflare : Hébergement du site Web et protection contre les attaques
• Supabase : Base de données hébergée à Montréal (région ca-central-1)

Ces fournisseurs n'ont accès qu'aux informations strictement nécessaires pour fournir leurs services et sont contractuellement tenus de protéger vos données.

7. Qui a accès à vos renseignements

L'accès à vos renseignements personnels est strictement limité à :

• Giovanni Qualizza, préparateur d'impôts agréé : Préparateur qui prépare et produit votre déclaration (numéro EFILE : U2457, Excinis Accounting Services Inc.)
• Équipe des opérations de Ridgewood Tax : Pour la communication et le soutien aux clients
• ARC et Revenu Québec : Lors de la production de votre déclaration (avec votre autorisation via T183/TP-1000.TE)

Nous ne partageons pas vos renseignements avec d'autres tiers, sauf si la loi l'exige.

8. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels pendant sept (7) ans à partir de la date de production, comme l'exige l'Agence du revenu du Canada pour les dossiers fiscaux.

Après cette période de conservation obligatoire, vous pouvez demander la suppression de vos renseignements. Nous procéderons alors à la suppression sécurisée de toutes vos données.

Vous pouvez demander une suppression anticipée de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

9. Vos droits en vertu de la Loi 25

La Loi 25 du Québec vous accorde les droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie de tous les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction d'informations inexactes ou incomplètes
• Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements (sous réserve des exigences légales de conservation de 7 ans)
• Droit de retirer le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (note : cela peut nous empêcher de compléter votre déclaration)
• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander vos renseignements dans un format couramment utilisé et structuré

Pour exercer l'un de ces droits, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@ridgewood.tax. Nous répondrons dans les 30 jours.

10. Consentement

En utilisant nos services et en soumettant vos renseignements via nos formulaires, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels tels que décrits dans cette politique de confidentialité.

Pour les renseignements sensibles tels que votre numéro d'assurance sociale, nous obtenons votre consentement explicite avant la collecte.

11. Notification en cas d'atteinte aux données

En cas d'atteinte aux données présentant un risque de préjudice sérieux, nous :

• Aviserons les personnes touchées dès que possible
• Signalerons l'incident à la Commission d'accès à l'information du Québec
• Prendrons des mesures immédiates pour contenir et remédier à l'atteinte
• Documenterons l'incident et notre réponse

12. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement important en publiant la politique mise à jour sur notre site Web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour ». Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement.

13. Nous contacter

Pour les questions relatives à la confidentialité :

Pour les services de préparation d'impôts :

Site Web : ridgewood.tax